TRAITEMENT DES DONNÉES (TD)

1. – Protection des données des signataires.

Chaque partie agira en tant que responsable du traitement des données des personnes signant le présent accord au nom de l’autre partie.

La seule finalité du traitement sera de rendre possible la relation contractuelle.

Les personnes concernées pourront demander plus d’informations sur le traitement de leurs données ou exercer leurs droits en matière de protection des données en contactant le responsable du traitement concerné.

2. – Mandat de traitement.

Conformément à l’article 28.3 du Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données personnelles et à la libre circulation de ces données (« RGPD »),

les parties conviennent que, pour ce qui concerne le traitement des données personnelles des expéditeurs et des destinataires des colis, KANGURO agira en tant que responsable du traitement,

tandis que l’ÉTABLISSEMENT agira en tant que sous-traitant.

Cette relation de mandat de traitement sera régie par les dispositions suivantes :

2.1 – Finalité du traitement :

Exécuter le service de réception, d’enregistrement, de garde, de livraison et, le cas échéant, de retour des colis envoyés entre expéditeur et destinataire, transportés par les opérateurs de transport clients de KANGURO et gardés par le sous-traitant.

2.2 – Catégories de données :

Nom, prénom, adresse postale, numéro d’identité, signature, courrier électronique, téléphone et numéro d’envoi des expéditeurs et destinataires des colis.

2.3 – Activités de traitement :

Visualisation, enregistrement, stockage, classification, envoi, suppression et blocage.

2.4 – Durée de conservation des données :

Indéfinie à partir de la livraison de la marchandise, avec une interdiction de blocage après le premier mois.

2.5 – Durée du mandat de traitement :

Pendant la durée du contrat principal de collaboration entre les parties.

Une fois celui-ci terminé, le sous-traitant devra détruire ou retourner les données à KANGURO.

2.6 – Obligations du sous-traitant :

a) Utiliser les données personnelles objet du traitement, ou celles qu’il collecte pour leur inclusion, uniquement pour la finalité de ce mandat.

b) Traiter les données conformément aux instructions de KANGURO.

c) Tenir un registre écrit de toutes les catégories d’activités de traitement effectuées pour le compte de KANGURO conformément à l’article 30 du RGPD.

d) Mettre en place des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour garantir un niveau de sécurité adapté au risque, en tenant compte de l’état de la technique, des coûts d’application, de la nature, de la portée, du contexte et des finalités du traitement. En particulier, ces mesures comprendront : i) la pseudonymisation et le chiffrement des données personnelles ; ii) la capacité à garantir la confidentialité, l’intégrité, la disponibilité et la résilience permanentes des systèmes et services de traitement ; iii) la capacité de restaurer rapidement la disponibilité et l’accès aux données personnelles en cas d’incident physique ou technique ; et iv) le processus de vérification, d’évaluation et d’appréciation régulières de l’efficacité des mesures techniques et organisationnelles pour assurer la sécurité du traitement.

e) Ne pas communiquer les données à des tiers, sauf avec l’autorisation expresse de KANGURO ou en cas d’obligation légale, auquel cas KANGURO sera informé.

f) Ne pas engager de sous-traitants sans autorisation de KANGURO. Dans ce cas, le sous-traitant devra respecter les obligations établies dans ce document pour le sous-traitant. Le sous-traitant réglera la relation avec le sous-traitant et sera responsable envers KANGURO des manquements de ce dernier.

g) Maintenir l’obligation de confidentialité concernant les données personnelles auxquelles il a eu accès dans le cadre du présent mandat, même après la fin de celui-ci. À cet effet, le sous-traitant garantira que les personnes autorisées à traiter les données personnelles s’engagent expressément et par écrit à respecter la confidentialité et à respecter les mesures de sécurité correspondantes, dont elles doivent être dûment informées.

h) Maintenir à la disposition de KANGURO la documentation attestant du respect de l’obligation prévue au paragraphe précédent.

i) Garantir la formation nécessaire en matière de protection des données personnelles des personnes autorisées à traiter les données personnelles.

j) Assister KANGURO dans la réponse à l’exercice des droits en matière de protection des données. En particulier, le sous-traitant devra transmettre à KANGURO toute demande d’exercice des droits reçue dans un délai maximal de 3 jours à compter de sa réception.

k) Notifier les violations de la sécurité des données. Le sous-traitant notifiera à KANGURO, sans délai indu et en tout cas dans un délai maximal d’un jour ouvrable, par courrier électronique, toute violation de la sécurité des données personnelles dont il a connaissance, accompagnée de toutes les informations pertinentes pour la documentation et la communication de l’incident.

l) Soutenir KANGURO dans la réalisation des consultations préalables à l’autorité de contrôle et dans les évaluations d’impact relatives à la protection des données, le cas échéant.

m) Mettre à la disposition de KANGURO toutes les informations nécessaires pour démontrer le respect de ses obligations.

Traitement des Données (TD) – Version mars 2023